Het tweede kwartaal van het jaar is voor accountants doorgaans een erg drukke periode. Boekjaren werden afgesloten, verslagen van algemene vergaderen en jaarrekeningen moeten worden opgemaakt en vervolgens aan cliënten worden bezorgd voor ondertekening voordat ze kunnen worden neergelegd. De nodige documenten aan cliënten bezorgen en opvolgen of ze volledig en correct ondertekend worden terugbezorgd is nog vaak een (semi-)manueel proces dat veel tijd vraagt, tijd die medewerkers dus niet aan andere zaken kunnen besteden. Klanten weten vaak niet goed wat er van hen verwacht wordt, waardoor er onvolledige ondertekende documenten worden teruggestuurd en er heen en weer moet worden gebeld of gemaild om dossiers te vervolledigen. Dit zorgt voor frustraties aan beide zijden en voor een niet optimale cliëntenbeleving.
Dat het anders kan, dat hebben ze bij VGD, een toonaangevend financieel advieskantoor, goed begrepen. VGD wil een trendzetter zijn in digitale boekhouding en wil klanten helpen bij het automatiseren van processen zodat ze minder tijd moeten besteden aan administratieve taken en meer tijd hebben om de dingen te doen die voor hen belangrijk zijn.
“Voor mij gaat het ook om het commerciële, want bij VGD willen we bekend staan als een van de meest toonaangevende accountantskantoren in België die focust op digitale boekhouding, een oplossing voor digitaal ondertekenen en automatiseren is dus voor ons erg belangrijk. Met Penneo zijn we een stap dichter bij ons doel.” – Charlotte Pille, Partner bij VGD
Daarom besliste VGD in 2020 om Penneo Sign te implementeren en zo hun ondertekeningsstroom te automatiseren. De klanten van VGD kunnen nu hun documenten heel eenvoudig digitaal ondertekenen met itsme®.
Te ondertekenen documenten worden nu via Penneo verstuurd en een visueel dashboard laat de dossierbeheerder bij VGD toe makkelijk op te volgen welke documenten geopend werden, in behandeling zijn en ondertekend werden. Het systeem genereert automatisch herinneringen en zorgt ervoor dat documenten ondeelbaar zijn en dus steeds volledig en correct ondertekend werden door de klant.
Als we nu, ruim 2 jaar na de implementatie van Penneo Sign, bij de medewerkers van VGD peilen naar hun ervaringen, krijgen we alleen maar positieve reacties. De invoer van het eerste dossier was wel een beetje zoeken, maar het systeem is intuïtief en eens je het geprobeerd hebt, ben je er snel mee vertrokken en levert het alleen maar tijdswinst op.
“We zijn vandaag een tevreden klant.” – Charlotte Pille, Partner bij VGD
VGD ziet de samenwerking met Penneo ook als een echt partnership dat gebaseerd is op samenwerken, open communicatie en waardecreatie. Beide bedrijven hebben dezelfde kijk op langetermijnrelaties en delen ook de ambitie om door automatisering werk slimmer te maken.
“We willen echt niet alleen een relatie tussen leverancier en klant, we voelen ons echt partners van Penneo. Want samenwerken levert voor ons beiden meerwaarde op en leidt tot een langdurige relatie.” – Charlotte Pille, Partner bij VGDBekijk de getuigenis van VGD of probeer zelf Penneo en ervaar zelf wat deze digitale ondertekeningstool voor jou kan doen.
Over VGD
VGD maakt deel uit van Nexia International, ’s werelds nummer negen internationale netwerk van onafhankelijke accountants, belastingadviseurs en bedrijfsrevisors.
VGD België heeft 300 experts klaarstaan om oplossingen aan te bieden op maat van de behoeften van hun klanten, op het gebied van belastingen, accountancy of bedrijfsfinanciering tot HR, IT, subsidies of estate planning. Het bedrijf werkt nauw samen met zijn klanten en helpt hen om processen te automatiseren, zodat ze minder tijd hoeven te besteden aan administratieve taken en meer tijd hebben voor de dingen die voor hen belangrijk zijn.
Over Penneo
Penneo Sign wordt al door heel wat bedrijven in heel Europa gebruikt voor de ondertekening van diverse documenten zoals verslagen van jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen, notulen van de raad van bestuur, jaarverslagen, statutaire jaarrekeningen en meer. Penneo Sign-handtekeningen voldoen immers aan de eIDAS-vereisten voor geavanceerde elektronische handtekeningen. Dit betekent dat documenten die met Penneo werden ondertekend in alle EU-landen rechtsgeldig zijn.
Penneo kan bovendien naadloos worden geïntegreerd met de verschillende tools die financiële dienstverleners en afdelingen gebruiken, zodat men niet van de ene naar de andere toepassing moet springen.
Dankzij een sterk visueel dashboard kan u makkelijk de status van de te ondertekenen documenten opvolgen. Het systeem genereert ook automatisch herinneringsmails zodat manuele opvolging niet langer nodig is. Penneo Sign registreert bovendien alle stappen van het ondertekeningsproces en zorgt voor een automatische archivering.
