In het tweede kwartaal publiceren vele ondernemingen hun jaarverslag. Een belangrijk document dat het resultaat is van een complex en tijdrovend proces waarin verschillende partijen zoals accountants, corporate communicatie en revisors moeten samenwerken. Bij beursgenoteerde bedrijven dient een jaarverslag bovendien te voldoen aan het European Single Electronic Format (ESEF). Deze, door Europa opgelegde, standaard voor beursgenoteerde bedrijven actief in de Europese markt moet zorgen voor meer transparantie en uniformiteit. Dit maakt het onder meer voor controleautoriteiten en financiële analisten makkelijker om onderzoeken te doen en de resultaten van bedrijven te vergelijken.
Gelet op de complexiteit van het proces, de toenemende vormvereisten maar ook omwille van de verdere automatisering van financiële en boekhoudkundige processen kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale jaarrapport als alternatief voor de klassieke papieren brochure. Zo’n digitaal jaarrapport heeft vele voordelen. Penneo, dat ook een oplossing biedt voor de digitale ondertekening van de rapporten, lijstte er alvast een aantal op (zie kader).
Duurzaamheid
Vele bedrijven kiezen natuurlijk ook voor een digitaal document om zo te voldoen aan de verwachtingen van de consumenten, investeerders en beleggers inzake duurzaamheid. Niet alleen hoeven er minder bomen gekapt omdat de behoefte aan papier afneemt, dankzij de digitale distributie van jaarrapporten moeten er ook minder vrachtwagens en bestelbusjes op de weg, wat meteen bijdraagt tot het verkleinen van het fileprobleem en CO2-uitstoot.
Merkpositionerend
Een digitaal jaarrapport werkt dus ook meteen merkpositionerend. Maar er is meer! Steeds meer onderneming begrijpen dat het een echt marketingtool wordt. Omdat integratie van video’s, animaties, gifs en linken makkelijk mogelijk is, wordt het vroegere vaak saaie document toegankelijk en laat het bedrijven toe hun concurrentievoordelen, waarden en cultuur echt te laten zien en voelen.
Eens het digitale jaarverslag voltooid, kan het ook makkelijk via websites, sociale mediakanalen, e-mailings, elektronische nieuwsbrieven en online advertenties worden verspreid. Je krijgt dus makkelijk en tegen lage kost een grotere zichtbaarheid bij je doelgroep en je kan werkelijk iedereen ter wereld die over een internetverbinding beschikt bereiken. Zo helpt het digitale jaarrapport om potentiële cliënten te inspireren en te overtuigen klant te worden.
De digitale vorm laat lezers ook toe om snel en makkelijk naar de gewenste informatie te gaan en door het document te navigeren. Digitale jaarverslagen laten ook toe te tracken wie het leest, wat hen interesseert en wat er kan worden geoptimaliseerd . Sloop er een foutje of een zetduivel in het document? Dan kan dat in enkele seconden gecorrigeerd worden en staat de nieuwe versie meteen online.
Het maken van een digitaal jaarrapport vergt wel een investering en de opmaak van het eerste sjaboon vraagt wellicht wat meer tijd, maar de instroom van cijfers en content kan geautomatiseerd worden en het sjabloon kan elk jaar opnieuw bewerkt en herbruikt worden. Zo wordt jaar na jaar heel wat tijd bespaard. Ook bestuurders worden blij van een digitaal jaarrapport, er bestaan immers makkelijk integreerbare tools zoals die van Penneo, die het hen mogelijk maken om makkelijk en geheel rechtsgeldig het jaarverslag voor goedkeuring te ondertekenen waar ook ter wereld ze zich bevinden.
10 voordelen van digitale jaarverslagen:
- Wereldwijd bereik
- Waardevolle marketingtool
- Verhoogde betrokkenheid van lezers
- Lagere kosten
- Eenvoudig te bewerken en corrigeren
- Minder impact op het milieu
- Betere tracking en monitoring
- Makkelijker naleven van wettelijke verplichtingen
- Beleggers en analisten kunnen makkelijker vergelijken
- Analyses kunnen geautomatiseerd worden
Uw jaarverslag digitaal laten ondertekenen? Kies voor Penneo!
Penneo Sign wordt al door heel wat bedrijven in heel Europa gebruikt voor de ondertekening van hun jaarverslagen. Penneo Sign-handtekeningen voldoen immers aan de eIDAS-vereisten voor geavanceerde elektronische handtekeningen. Dit betekent dat documenten die met Penneo werden ondertekend in alle EU-landen rechtsgeldig zijn. Penneo kan bovendien naadloos worden geïntegreerd met de verschillende tools die financiële afdelingen gebruiken, zodat men niet van de ene naar de andere toepassing moet springen.
U kunt ook gebruikmaken van de automatiseringsmogelijkheden van Penneo om ervoor te zorgen dat ondertekenaars het jaarrapport in een specifieke volgorde ontvangen en ze ook meteen de bijlagen kunnen goedkeuren door slechts eenmaal te ondertekenen. Met de software weet je ook meteen welke bestuurder er het jaarverslag al geopend, bekeken en ondertekend heeft. Om ervoor te zorgen dat iedereen tijdig tekent, kan je ook automatische herinneringen inplannen.
Penneo Sign registreert alle stappen van het ondertekenproces in een audittrail zodat je steeds kan aantonen dat je het proces naleefde. Tenslotte slaat Penneo het ondertekende jaarverslag ook op in uw archief conform de AVG.
