In de volksmond worden elektronische en digitale handtekening door elkaar gebruikt maar het zijn wel degelijk 2 heel verschillende dingen. Werner Temmerman , senior accountmanager bij Penneo legt de verschillen uit.
Werner, vertel eens, hoe zit de vork aan de steel? Een elektronische handtekening is niet noodzakelijk een digitale handtekening of zie ik dat verkeerd?
Ja het klopt dat mensen de termen digitale handtekening en elektronische handtekening door elkaar gebruiken maar er bestaat wel degelijk een belangrijk verschil tussen beiden.
De term ‘elektronische handtekening’ is eigenlijk een verzamelnaam voor alle papierloze ondertekeningsmethodes. Je kan ze opdelen in 3 categorieën:
- de standaard elektronische handtekening
- de geavanceerde elektronische handtekening
- de gekwalificeerde elektronische handtekening
Als we spreken over digitale handtekeningen, gaat het eigenlijk over elektronische handtekeningen die of geavanceerd of gekwalificeerd zijn. Gewone elektronische handtekeningen waarbij men, bij manier van spreken een kriebel zet op een pdf-document beschouwen we niet als ‘digitaal’.
Wat maakt een digitale handtekening dan digitaal?
Het verschil tussen een digitale handtekening en een gewone standaard elektronische handtekening is dat er bij een digitale handtekening absolute zekerheid is over de identiteit van de persoon die tekent. Bij een elektronische handtekening is dat niet het geval. Iedereen kan immers een krabbel zetten op een scherm.
Digitale handtekeningoplossingen zijn gebouwd op algoritmes, versleuteling en digitale certificaten die het mogelijk maken om ondertekenaars te identificeren en dus zo dus de integriteit van de ondertekende documenten te beschermen.
Elektronische handtekeningen zijn niet gebaseerd op deze technologie en je kan dus nooit achterhalen of het wel de correcte persoon is die een document ondertekende.
De waarde van een digitale handtekening is dan ook veel groter dan die van een elektronische handtekening. Wat zijn precies de voordelen?
Ja dat is zeker zo! Er zijn een aantal elementen die een digitale handtekening veel recht zekerder maken, zelfs in die zin dat ze als bewijs in een rechtszaak zullen aanvaard worden:
1. identificatie van de ondertekenaar
Digitale handtekeningen zijn gebaseerd op een technologie die PKI heet. Deze controleert de identiteit van een ondertekenaar door het gebruik van digitale certificaten die door erkende ‘Trust Service Providers worden uitgegeven.
Een voorbeeld hiervan is de ondertekening met de elektronische identiteitskaart. Enkel de ondertekenaar heeft volledige controle over de data op zijn eID. Je hebt enerzijds de kaart nodig en anderzijds moet je de pincode kennen om te kunnen ondertekenen.
2. integriteit van documenten
Aan digitale handtekeningen zijn algoritmes en versleutelingen gekoppeld die het mogelijk maken te checken of er na ondertekening nog wijzigingen aan een document nog wijzigingen werden aangebracht. Indien dit het geval is, zal de digitale handtekening ongeldig worden verklaard.
3. Onweerlegbaarheid
Aangezien digitale handtekeningen het bewijs leveren van de identiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het ondertekende document waarborgen, kan de ondertekenaar de handtekening niet betwisten.
Omgekeerd kunnen elektronische handtekeningen gemakkelijk worden betwist. Als er niet genoeg bewijs is om ze te ondersteunen, zullen ze in de rechtbank geen standhouden.
Dus kunnen we concluderen dat de juridische waarde van een digitale handtekening vele malen groter is dan die van een standaard elektronische?
Jazeker. De eIDAS regelgeving zegt zelfs dat digitale handtekeningen dezelfde waarde hebben als deze die met pen op papier worden gezet. Een digitale handtekening heeft dus steeds volle bewijslast waar het bij standaard elektronische handtekening toch steeds de rechter is die een oordeel zal moeten vellen over de geldigheid.
Zijn er naast de juridische bewijskracht nog andere voordelen die pleiten voor het implementeren van een digitale handtekeningtool
Ja absoluut. Als je kiest voor digitaal kan je volledige workflow hierop afstemmen. Er bestaan immers performante digitale handtekeningsoftwares die maakt het mogelijk om de status van documenten op te volgen en dus te tracken wie al het nodige deed en wie niet. Ik denk bijvoorbeeld aan het proces van de ondertekening van jaarrekeningen. Verschillende bestuurders die zich vaak op verschillende plaatsen ter wereld bevinden, moeten eenzelfde document ondertekenen. Via de juiste tool kunnen ze niet enkel digitaal hun handtekening plaatsen, het systeem zal ook reminders uitsturen naar diegene die nog niet het nodige deden en zal, eens iedereen zijn digitale handtekening zette, de documenten ook meteen op de juiste plaats archiveren.
Een handig dashboard geeft aan de beheerders een real-time zicht op de status van documenten en elimineert dus manuele opvolgingstabelletjes en tijdrovend werk om herinneringsmaitjes te versturen.
Kiezen voor een performante digitale handtekeningoplossing stelt bijvoorbeeld accountants in staat tijd te besparen en deze te gebruiken voor wat echt belangrijk is, namelijk het verstrekken van juridische en fiscaal advies aan hun cliënten.
Over Penneo
Penneo is een Deens bedrijf dat genoteerd is aan de Nasdaq First North Growth Market Denmark en marktleider is in Denemarken, Zweden, Noorwegen en Finland. Het werd in 2014 opgericht in Kopenhagen door zes ondernemers, met als doel de rompslomp bij het ondertekenen van documenten terug te dringen. Aanvankelijk was het idee om pen en papier te vervangen door een nieuwe digitale pen, de ‘Pen-neo’. Vandaag biedt het bedrijf een ecosysteem van RegTech-oplossingen voor de automatisering van bedrijfsworkflows met betrekking tot klantonboarding (Penneo KYC) en het veilig ondertekenen en beheren van documenten (Penneo Sign). Penneo biedt bedrijven een efficiënte en goedkope tool om te voldoen aan wettelijke vereisten.
Alleen al in Denemarken hebben meer dan 620.000 mensen in 2020 documenten elektronisch ondertekend met Penneo. https://penneo.com/investors
