Les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont couramment utilisés de manière interchangeable, mais il s’agit bien de deux choses différentes. Laurent Schuermans (ou Werner à décider), Senior Account Manager chez Penneo expliques les différences
Une signature électronique n’est pas nécessairement une signature numérique, peux-tu nous expliquer la différence?
Il est vrai que les gens utilisent indifféremment les termes de signature numérique et de signature électronique, mais il existe une différence importante entre les deux.
Le terme « signature électronique » est en fait un terme générique pour toutes les méthodes de signature sans papier. On retrouve 3 catégories :
– la signature électronique standard
– la signature électronique avancée
– la signature électronique qualifiée
Lorsque nous parlons de signatures numériques, nous parlons en fait de signatures électroniques avancées ou qualifiées. Les signatures électroniques ordinaires où l’on appose, pour ainsi dire, une marque sur un document PDF ne sont pas considérées comme « numériques ».
Qu’est-ce qui fait qu’une signature électronique est numérique ?
La différence entre une signature numérique et une signature électronique standard ordinaire est qu’avec une signature numérique, il existe une certitude absolue quant à l’identité de la personne qui signe. Avec une signature électronique, ce n’est pas le cas. Après tout, n’importe qui peut faire un paraphe sur un document.
Les signatures numériques reposent sur des algorithmes, des cryptages et des certificats numériques qui permettent d’identifier les signataires et donc de protéger l’intégrité des documents signés.
Les signatures électroniques ne reposent pas sur cette technologie et rien ne garantit l’identité du signataire.
La valeur d’une signature numérique est donc beaucoup plus importante que celle d’une signature électronique. Quels sont exactement les avantages ?
Il y a de nombreux avantages ! Un certain nombre d’éléments rendent la signature numérique beaucoup plus sûre sur le plan juridique, jusqu’à, par exemple, être acceptée comme preuve dans un procès :
1. l’identification du signataire
Les signatures numériques sont basées sur une technologie appelée PKI. Cela permet de vérifier l’identité d’un signataire grâce à l’utilisation de certificats numériques émis par des fournisseurs de services de confiance et reconnus.
La signature électronique des cartes d’identité en est un exemple. Seul le signataire a un contrôle total sur les données de son eID. D’une part, vous avez besoin de la carte et, d’autre part, vous devez connaître le code PIN pour pouvoir signer.
2. l’intégrité des documents
Aux signatures numériques sont liés des algorithmes et des cryptages qui permettent de vérifier si des modifications ont été apportées à un document après sa signature. Si tel est le cas, la signature numérique sera déclarée invalide.
3. Non-répudiation
Comme les signatures numériques fournissent une preuve de l’identité du signataire et garantissent l’intégrité du document signé, le signataire ne peut pas contester la signature.
À l’inverse, les signatures électroniques peuvent être facilement contestées. S’il n’y a pas assez de preuves pour les étayer, elles ne tiendront pas devant un tribunal.
Pouvons-nous donc conclure que la valeur juridique d’une signature numérique est nettement supérieure à celle d’une signature électronique standard ?
Oui, en effet. En fait, la réglementation eIDAS stipule que les signatures numériques ont la même valeur que celles créées avec un stylo sur du papier. Ainsi, une signature numérique a toujours la charge complète de la preuve, alors qu’avec les signatures électroniques standard, c’est toujours le juge qui devra juger de la validité.
Outre la preuve légale, existe-t-il d’autres avantages qui plaident en faveur de la mise en œuvre d’un outil de signature numérique ?
Oui, absolument. Si vous optez pour le numérique, l’ensemble de votre flux de travail peut être adapté en conséquence. Un outil de signature numérique performante permet de suivre le statut des documents et donc de savoir qui a fait le nécessaire et qui ne l’a pas fait. Je pense, par exemple, au processus de signature des comptes annuels. Différents directeurs, qui se trouvent souvent dans plusieurs endroits du monde, doivent signer le même document. Grâce à un outil pareil, ils peuvent non seulement apposer leur signature numérique, mais le système envoie également des rappels à ceux qui ne l’ont pas encore fait et, lorsque tout le monde a apposé sa signature numérique, il archive immédiatement les documents au bon endroit.
Un tableau de bord pratique donne aux administrateurs une vue en temps réel de l’état des documents, éliminant ainsi les tableaux de suivi manuels et le travail fastidieux d’envoi de rappels.
Opter pour une solution de signature numérique performante permet aux comptables, par exemple, de gagner du temps et de l’utiliser pour ce qui compte vraiment, à savoir fournir des conseils juridiques et fiscaux à leurs clients.
À propos de Penneo A/S
Penneo est une société danoise cotée au Nasdaq First North Growth Market Denmark et leader de son marché au Danemark, en Suède, en Norvège et en Finlande. Fondée à Copenhague en 2014 par six entrepreneurs, Penneo a pour vocation de réduire les tracas liés à la signature de documents. Au départ, l’idée était de remplacer le stylo et le papier par un nouveau stylo digital, le « Pen-neo ». Aujourd’hui l’entreprise propose un écosystème de solutions RegTech d’automatisation des flux de travail des entreprises en lien avec l’onboarding des clients (Penneo KYC) et la signature et la gestion sécurisées des documents (Penneo Sign). Penneo offre aux entreprises un outil efficace et peu coûteux pour se conformer aux exigences réglementaires.
Rien qu’au Danemark, plus de 620.000 personnes ont signé électroniquement des documents avec Penneo en 2020. https://penneo.com/investors
