Je ondertekeningsproces digitaliseren, levert belangrijke kostenbesparing op!
Auteur: Bart Beeusaert
BOOKKEEPERS, Accountants met kantoren in Aalst en Gent die zich voornamelijk richten tot creatives, bouwondernemingen en vrije beroepers, worstelde al langer met het correct ondertekend terugkrijgen van diverse documenten. Het proces was tijdrovend, inefficiënt en vereiste vaak meerdere herinneringen. Klanten moesten de documenten afdrukken, handmatig ondertekenen, scannen en terugsturen. Het handmatig heen en weer sturen kostte niet alleen veel tijd, maar leidde ook tot vertragingen en onnodig papierwerk voor de klant en de medewerkers van BOOKKEEPERS. 50 à 60% van de documenten bleef dan ook ongetekend.
Dieter Coppens, oprichter en managing partner van BOOKKEEPERS ging daarom op zoek naar een tool om dit proces te automatiseren. Hij bekeek verschillende oplossingen op de markt, maar koos uiteindelijk voor Penneo omwille van hun internationaal aanwezigheid en koppeling met Silverfin.
Het accountantkantoor werkt inmiddels een tweetal jaar met de ondertekeningssoftware. Kort na de lancering ervaarde BOOKKEEPERS al hoe makkelijk het was om jaarverslagen, notulen en jaarrekeningen te laten ondertekenen. Dit betekende ook een serieuze tijdswinst in automatisch archiveren van documenten. Nu gebruiken ze de software ook voor het ondertekenen van opdrachtbrieven, anti-witwasdocumenten en andere eigen documenten.
Ook de klanten van het accountantkantoor zijn enthousiast. Ze dienen documenten immers niet meer af te drukken, manueel te tekenen, te scannen en terug te sturen. Alles is netjes gestroomlijnd in 1 flow waardoor ook zij kostbare tijd besparen.
Over BOOKKEEPERS
BOOKKEEPERS is een accountantskantoor gevestigd in Aalst, België, met een tweede kantoor in Gent. Het bedrijf bedient diverse klanten, van de creatieve industrie overbouwbedrijven tot vrije beroepen.
BOOKKEEPERS levert diensten binnen accountancy en fiscaliteir aan hun klanten. Ze proberen dit zo efficiënt mogelijk te doen door processen te automatiseren zodat nog meer tijd vrij komt om klanten te adviseren.
Over Penneo
Penneo is een Deens bedrijf dat genoteerd is aan de Nasdaq First North Growth Market Denmark en marktleider is in Denemarken, Zweden, Noorwegen en Finland. Het werd in 2014 opgericht in Kopenhagen door zes ondernemers, met als doel de rompslomp bij het ondertekenen van documenten terug te dringen. Aanvankelijk was het idee om pen en papier te vervangen door een nieuwe digitale pen, de ‘Pen-neo’. Vandaag biedt het bedrijf een ecosysteem van RegTech-oplossingen voor de automatisering van bedrijfsworkflows met betrekking tot klantonboarding (Penneo KYC) en het veilig ondertekenen en beheren van documenten (Penneo Sign). Penneo biedt bedrijven een efficiënte en goedkope tool om te voldoen aan wettelijke vereisten.
