La migration vers les suites d’applications professionnelles essentielles dans le Cloud peut paraître intimidante, mais la normalisation est la clé de la simplification
Auteur: Jean de Villiers, Chief Customer Officer, Unit4
Il existe de nombreuses raisons de déployer un système ERP dans le Cloud, qu’il s’agisse de réduire la dépendance à l’égard du matériel, de diminuer les frais administratifs, d’améliorer la flexibilité de l’entreprise ou de déployer un accès omniprésent. Bien que ces avantages soient largement connus, certaines entreprises retardent leur migration par crainte d’une perturbation de leur activité, parce qu’elles ont le sentiment que leur activité nécessite des personnalisations uniques, par inertie, en raison d’une aversion pour l’adoption de solutions extérieures ou pour d’autres raisons.
Cependant, la migration d’un système ERP déployé sur site vers un système ERP en ligne n’est pas forcément une transition douloureuse, et le mot d’ordre est de normaliser les processus dans la mesure du possible. Une façon d’envisager l’approche permettant d’assurer un atterrissage en douceur dans le Cloud consiste à effectuer une série de contrôles de sécurité avant le « décollage ».
J’ai eu l’occasion de travailler avec de très nombreuses moyennes entreprises qui aspirent à migrer dans le Cloud, et voici un résumé des vérifications que je considère être les principaux contrôles de sécurité avant le vol.
Vérification de l’état
Le processus commence par une évaluation de la migration dans le Cloud. À cette étape, le fournisseur du logiciel d’origine ou le partenaire vérifie les éléments de personnalisation présents dans le déploiement sur site du système ERP et identifie les aspects devant être examinés pour permettre au client de migrer efficacement dans le Cloud.
Ici, les signaux d’alerte sont les modifications et personnalisations importantes et toutes les configurations non standard ; en effet, ces modifications nécessitent souvent des solutions de contournement et des besoins de maintenance plus élevés. N’oubliez pas que l’un des principaux avantages de la migration dans le Cloud est l’accès aux bonnes pratiques et aux processus essentiels issus de la vaste expérience de la collaboration avec les clients.
S’affranchir de l’état d’esprit lié à la personnalisation
Mettez votre entreprise au défi d’évaluer si les personnalisations concernées n’ont pas donné lieu à un faux sentiment d’unicité plus ou moins infondé. J’ai souvent entendu prononcer cette phrase : « C’est comme ça qu’on a toujours fait »
Il est compréhensible qu’une entreprise qui, pendant de nombreuses années, a fait les choses d’une certaine manière ait du mal à accepter le changement ; cependant, il est de plus en plus largement admis que même si un système ERP doit aider une entreprise à différencier ses produits ou ses services face à la concurrence, cet avantage repose rarement sur un processus unique du système ERP. Une personnalisation peut parfois s’avérer nécessaire ; toutefois, l’adoption de la normalisation, l’utilisation d’API ouvertes et d’outils « prêts à l’emploi » contribuent à réduire les frais de maintenance ainsi que la complexité, tout en simplifiant l’expérience utilisateur.
Main dans la main
La migration vers un système ERP Cloud est un processus bidirectionnel qui, dans l’idéal, se déroule entre le client et un représentant direct du fournisseur ou du partenaire. Ce dernier sera généralement un Customer Success Manager (CSM), qui sera l’interlocuteur unique du client et accompagnera ce dernier pendant son parcours. Les éditeurs de logiciels ne sont pas facilement compréhensibles pour une personne extérieure et, trop souvent, les difficultés surviennent lorsqu’un client ne sait pas à qui s’adresser lorsqu’il a des questions, des préoccupations ou un véritable problème, ce qui peut entraîner des retards et avoir des répercussions.
Rationalisez la dette technique
Lorsqu’un accord concernant l’exécution de la migration a été conclu, le quorum décisionnel constitué des clients et du CSM s’engage dans l’exécution et l’approche permettant de créer une valeur maximale. Et, une fois encore, nous revenons à la normalisation et à la volonté d’extraire, autant que possible, les personnalisations. L’impact de la dette technique sur les performances et la productivité de l’entreprise a fait l’objet de nombreuses discussions ; la migration dans le Cloud constitue donc une opportunité idéale pour alléger ce fardeau.
Un moyen simple d’y parvenir consiste à effectuer un audit, afin d’observer, puis de supprimer les processus qui n’ont pas été utilisés depuis longtemps. Très souvent, des processus initialement perçus comme une nécessité se révèlent être des vestiges émotionnels. En d’autres termes, il s’agit d’ajustements et de processus créés par des individus et des équipes qui en sont ensuite devenus les gardiens, et qui sont réticents à en céder le contrôle. En général, toutefois, ils ne sont pas nécessaires et peuvent être remplacés par un processus générique, permettant d’éviter les problèmes d’intégration.
Le délai de valorisation est la clé de voûte de cette approche ; si nous pouvons éliminer le coût de la maintenance personnalisée, ainsi que les délais d’intervention potentiellement longs, tout le monde y gagne.
L’éducation est essentielle
Le déroulement du changement est également une affaire de partenariat. Le partenaire doit fournir des services de transformation opérationnelle, afin d’identifier les changements à mettre en œuvre au sein de l’entreprise ; à cet égard, l’éducation est essentielle. Un modèle normalisé, offrant les avantages du Cloud décrits au début de cet article, peut conduire à des changements profonds au regard de la facilité d’utilisation, de l’accessibilité, de l’utilisation et d’autres paramètres. Il est donc important de souligner les avantages opérationnels, afin de convaincre l’ensemble du personnel de l’entreprise, à tous les niveaux de l’organisation.
Si vous souhaitez l’améliorer, vous devez le mesurer
Pour obtenir l’adhésion de l’ensemble du personnel, vous devez disposer d’indicateurs de retour sur investissement clairs, permettant à chacun de comprendre l’intérêt qu’offre la migration dans le Cloud. La réduction de la charge administrative est un facteur majeur, possédant des indicateurs clés de performance clairs. Dans le cas d’une moyenne entreprise, réduire à un ou deux collaborateurs l’équipe de gestion technique du système ERP représente une économie non négligeable. Et si vous choisissez le bon partenaire pour la migration et l’assistance, c’est tout à fait possible ; toutefois, il est essentiel de parvenir à un consensus concernant la mesure du succès. Sans ce cadre, comment pouvez-vous savoir ce que vous avez accompli ?
En fin de compte, le monde est en train d’évoluer vers une philosophie priorisant le Cloud. En acceptant le changement et en établissant des partenariats, chaque entreprise peut tirer profit de l’exécution en ligne de ses applications essentielles. Le Cloud est votre destination informatique, et l’adoption d’une approche systémique vous permettra d’y effectuer un atterrissage en douceur.
