Efficiëntere en eenvoudigere betaalprocessen bij Opera Ballet Vlaanderen door Mollie

Opera Ballet Vlaanderen (OBV) heeft onlangs haar betaalverkeer gecentraliseerd bij de financiële dienstverlener Mollie. Dit stelt het vooraanstaande cultuurhuis in staat om zowel de klantbeleving te verbeteren als aanzienlijke interne efficiëntie te behalen.

Lore Van de Meutter, Hoofd Hospitality & Publieksbeleving bij OBV, en Frauke Van der Stichelen, Senior Customer Success Manager Belgium bij Mollie, bespreken de uitdagingen en oplossingen. Ze geven ook een inkijk in toekomstige plannen.

De uitdaging

Opera Ballet Vlaanderen maakt opera, ballet, concerten, muziektheater als actuele en levende kunst met de ambitie artistiek te excelleren voor een divers publiek.Voorstellingen vinden plaats in de eigen operazalen in Antwerpen en Gent, maar ook op diverse locaties in Vlaanderen.

Bezoekers kunnen tickets en abonnementen kopen in de bespreekbureaus in de genoemde steden of online. Daarnaast biedt OBV zijn gasten drankjes en snacks aan tijdens voorstellingen in de foyers, die zowel contant als met kaart betaald kunnen worden. Ook de verkoop van programmaboeken en giften moeten verwerkt worden.

Tot voor kort gebruikte OBV drie verschillende betaalproviders, wat boekhoudkundig uitdagend was vanwege de verschillende rapportage- en commissiestructuren en de diverse btw-stelsels.

De oplossing

OBV vond bij Mollie alle ingrediënten om hun ecosysteem te stroomlijnen, efficiënter te maken en te vereenvoudigen.

“Omdat we diverse activiteiten, producten en diensten aanbieden op verschillende locaties is het verwerken van betalingen complex,” vertelt Lore Van de Meutter. “Toen we nog met 3 providers werkten, spendeerden we maandelijks heel wat uren om alles correct in onze boekhouding te krijgen. Door alles bij Mollie te centraliseren kunnen we de diverse inkomsten eenvoudig toewijzen en consolideren.”

Online betalingen

De samenwerking met Mollie startte initieel met de betaalmodule op de OBV-website. Klanten kunnen er met hun favoriete betaal- of kredietkaart abonnementen of tickets afrekenen.

“We streven ernaar ons publiek een breed scala aan betaalmogelijkheden te bieden om zo een uitstekende klantbeleving te garanderen,” zegt Lore Van de Meutter.

In-person betalingen met Mollie Terminal

“In onze bespreekbureaus, maar ook in onze foyers wordt er vaak met kaarten betaald.  Betaalterminals zijn dus een essentieel onderdeel van ons betaalecosysteem,” legt Lore De Meutter uit. “Voorheen hadden we het probleem dat terminals vast stonden opgesteld en ze dus enkel in een specifiek ticketkantoor of aan een bepaalde bar konden worden gebruikt.”

Dankzij de mobiele connectiviteit van Mollie Terminals via 4G & wifi, kunnen deze overal ingezet worden, wat flexibiliteit in betalinglocaties biedt.

“We kunnen nu eenvoudig onderscheid maken tussen betalingen die bij een ticketkantoor of aan een bar zijn gedaan, wat ons helpt bij het correct toepassen van verschillende btw-stelsels,” voegt Lore Van De Meutter toe.

Links en QR-codes

Mollie maakt het ook mogelijk om met betaallinks, bijvoorbeeld geïntegreerd in een e-mail, en QR-codes te werken. Dat geeft bijkomende mogelijkheden om het gebruiksgemak te verhogen en interne processen verder te verbeteren. Betalingen die via deze kanalen worden uitgevoerd, stromen ook door naar het Mollie Dashboard en kunnen dus net zo makkelijk in de boekhouding worden geïntegreerd als de meer klassieke betaalmiddelen.

“Zodra er nieuwe betaalmiddelen beschikbaar zijn, kunnen we die met enkele kliks in het Mollie Dashboard activeren,” vertelt Lore Van de Meutter. “Via het Dashboard kunnen we zelf makkelijk QR-codes genereren. We deden dit recent nog om giften te vergemakkelijken. We hingen de QR-code op in onze foyers waar schenkers ze konden scannen om een bedrag over te maken. Ook voor de verkoop van onze programmaboeken werken we met QR-codes zodat ons publiek ze eenvoudig via de smartphone kunnen betalen.”

Interessante integraties

Mollie zoekt ook naar interessante integraties. Zo is er bijvoorbeeld de samenwerking met het toonaangevende ticketingbedrijf Tixly dat gebruiksvriendelijke en flexibele oplossingen biedt voor podia en culturele instellingen. OBV maakt ook gebruik van de diensten van Tixly, waardoor de integratie met Mollie een extra voordeel biedt.

Overzichtelijk dashboard

Ook bij Mollie staat een uitstekende ‘customer experience’ centraal. Ze brengen alle betalingen, of ze nu via een terminal gebeurden, online of door het scannen van een QR-code, samen in een overzichtelijk dashboard dat het mogelijk maakt om makkelijk rapporten te trekken en deze voor specifieke, door de klant aangeduide, medewerkers ter beschikking te stellen.

Lore Van de Meutter van OBV licht toe: “Mollie biedt alle benodigde betaalmogelijkheden, wat ons heeft geholpen alles te centraliseren. In het overzichtelijke dashboard worden alle betalingen uniform gerapporteerd, en we kunnen eenvoudig filteren op factoren zoals de herkomst van inkomsten. Dit maakt de verwerking in onze boekhouding veel efficiënter. Dankzij deze verbeteringen in onze interne processen besparen we nu veel tijd en hoeven we niet langer urenlang naast onze boekhoudkundige collega’s te zitten om details te verduidelijken.”

De toekomst

Optimalisatie van de pauzeservices met een kiosk

Mollie denkt ook graag mee met haar klanten. Zo suggereerde Frauke Van der Stichelen om voor de bestelling en betaling van drankjes en snacks in de foyers te werken met een kiosk. Iedere bezoeker tijdig voorzien van een hapje en een drankje tijdens de pauze van een voorstelling is immers een uitdaging. Vandaag doen zij hun bestelling aan de bar bij de foyer-medewerkers. Deze moeten niet enkel de bestelling klaarmaken maar deze ook afrekenen via de betaalterminal of cash. 

“Werken met een kiosk waar een betaalterminal aan gekoppeld is, zou de werkdruk bij de medewerkers kunnen verlichten en kan de doorstroming verbeteren. De bezoeker geeft zelf zijn bestelling in en betaalt. De bestelling wordt digitaal aan de barmedewerkers doorgestuurd, die ze klaarzetten. De bezoekers krijgen een ticket waarmee ze aan de bar hun bestelling kunnen afhalen,” legt Frauke Van der Stichelen uit. “Medewerkers moeten zo minder handelingen stellen, waardoor alles sneller verloopt en er ook minder kans op fouten is.”

Lore Van de Meutter is alvast erg enthousiast over dit idee: “‘We zouden de wachtrij tijdens de pauze flink kunnen verkorten. We hebben immers een heel speciale dynamiek in een voorstelling: op een half uur moeten soms honderden mensen worden bediend. Dat is een uitdaging. Ik vind het een enorme meerwaarde dat Mollie met ons meedenkt en proactief dergelijke verbetervoorstellen doet.”

Buy Now, Pay Later biedt mogelijkheden

Het betaallandschap is voortdurend in beweging. Frauke Van der Stichelen verwacht nog heel wat innovaties die zowel het gemak als de toegankelijkheid van transacties zullen verhogen. Zo stipt ze aan dat walletbetalingen waarbij consumenten bankkaarten aan digitale portemonnees zoals Google Wallet en Apple Pay koppelen, steeds populairder worden.

Ook Buy Now, Pay Later-betaalmethodes (BNPL) worden populairder volgens Mollies Senior Customer Success Manager en bieden wellicht extra mogelijkheden voor OBV. Deze methodes, waarbij consumenten achteraf of in stukken kunnen betalen, bieden flexibiliteit en kunnen de verkoop stimuleren.

“BNPL lijkt me zeker het overwegen waard voor de betaling van onze abonnementen. Voor een abonnement moet men een behoorlijke som neertellen. Als we de mogelijkheid bieden om dit in stukjes te betalen, geven we onze klanten extra comfort en zullen we er wellicht ook meer verkopen,” zegt Lore Van de Meutter.

Het partnership

Mollie vindt lokale verankering in haar markten erg belangrijk. Dit maakt het mogelijk een ondersteuning ter plaatse te bieden in de lokale taal en een hecht partnership uit te bouwen. Een goed begrip van de markt stelt Mollie bovendien in staat om een op maat gemaakte, proactieve en toegankelijke dienstverlening te bieden.

“Bij Mollie begrijpen ze wat onze behoeftes zijn omdat Frauke en haar collega’s regelmatig contact met ons houden,” legt Lore Van de Meutter uit. “Het stelt hen in staat om verbeteringen en nieuwigheden voor te stellen. Dat is iets wat ik echt waardeer.”

“Make money management effortless for every business in Europe, dat is Mollies missie,” aldus Frauke Van der Stichelen. “Dat doen we uiteraard door efficiënte en relevante betaaloplossingen te bieden, maar we willen onze klanten ook op andere terreinen ontzorgen. Daarom voegen we continu nieuwe diensten aan ons gamma toe. Denk bijvoorbeeld aan diensten zoals facturatie via Mollie Invoicing, fraude analyse, cash management, multicurrency management, Marketplace oplossingen en innovatieve financieringsoplossingen zoals Mollie Capital.”

Met de implementatie van Mollie zette Opera Ballet Vlaanderen belangrijke stappen vooruit. Niet alleen werden er interne efficiëntiewinsten gerealiseerd, de klantervaring werd ook verbeterd en de fundamenten werden gelegd om in de toekomst snel op nieuwe betaal innovaties te kunnen inspelen binnen een sterk partnership.

Wil je meer inzicht krijgen in hoe deze transformatie plaatsvond en wat Mollie voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact op voor een diepgaand adviesgesprek.