Naadloze verwerking van digitaal ondertekende documenten  

van links naar rechts: Werner Temmerman, Senior Manager Penneo, Joris Van Der Gucht, co-ceo Silverfin, Filip Van Vlem, commercial director AdminPulse

Penneo, AdminPulse en Silverfin kondigden op het voorbije FastForward-event een nog betere samenwerking aan die een verdere automatisering van de workflow van accountants mogelijk maakt. AdminPulse en Silverfin hadden al onderlinge samenwerkingsverbanden met Penneo voor het gebruik van de digitale handtekening. Nu zetten ze nog een stap verder zodat de hele workflow naar de klanten van de accountantskantoren voor de ondertekening van belangrijke documenten zoals jaarverslagen en belastingaangiftes volledig automatisch kan verlopen. Dat gaat van de verzending van de digitale documenten tot en met het afvinken van de takenlijstjes in de beheerplatformen. 

Werner Temmerman, senior manager Penneo Belgium: “Dat heeft al een impact op de eerste handeling die een accountkantoor stelt met een nieuwe klant: namelijk de ondertekening van het mandaat. Dat kan meteen automatisch verlopen via onze toepassing van Penneo en dan bijvoorbeeld opgeslagen worden in de CRM-toepassing van AdminPulse. De aanpassing die we nu hebben doorgevoerd, maakt dat de doorstroming van Penneo naar AdminPulse of Silverfin naadloos verloopt. De medewerkers in het kantoor kan het document versturen zodat de juiste mensen het document ondertekenen. Aan het eind komt er een signaal dat alles is correct is uitgevoerd. De automatische workflow blijft de betrokkenen herinneren aan hun taak, zonder dat de medewerkers hiervoor moeten bellen en mailen. De ondertekende documenten kunnen nu in het systeem van Silverfin aankomen en daar weer doorgestuurd naar AdminPulse. De kern van de zaak is dat dit nu naadloos verloopt.” 

Samenwerking tussen leveranciers 

Dit is het resultaat van een intensieve samenwerking tussen de softwareleveranciers die vertrekt vanuit een heel andere filosofie. Joris Van Der Gucht, ceo van Silverfin: “We willen onze klanten de accountantskantoren maximaal ondersteunen. Daarbij gaan we ervanuit dat die hoe dan ook meerdere softwaresystemen in huis hebben die met elkaar moeten samenwerken. Het gaat dan om één of meer boekhoudsystemen, de CRM-toepassing, de data-engine zoals Silverfin, enzovoort. We weten allemaal dat er functionele overlappingen zijn tussen die pakketten, maar we focussen ons niet meer op de onderlinge concurrentie, maar op het uiteindelijke resultaat: een naadloze flow tussen de verschillende toepassingen zonder kunstmatige barrières. We vangen elkaar geen vliegen af. Onze klanten moeten er beter van worden.” 

Filip Van Vlem: “Precies, dat is ook ons uitgangspunt. AdminPulse moet de accountants zo veel mogelijk ondersteunen en dat kan het best door de complexe processen die vaak terugkomen te automatiseren. Wij doen dat door de taken volledig op te volgen, maar ook alles wat daarrond hangt voor onze rekening te nemen zoals de facturatie, de tijdsregistratie enzoverder. En we weten inderdaad dat de accountant nog andere systemen heeft – bijvoorbeeld voor de boekhouding zelf – en daarmee moeten we zo goed mogelijk samenwerken.” 

Let’s get connected 

“We zien dat nu overal terugkomen onder slogans zoals “Let’s get connected”. Software moet in staat om perfect samen te werken met andere pakketten. De nodige API’s worden steeds beter en talrijker,” zegt Werner Temmerman.  

“Als leverancier moeten we goed de context van die boekhoudsector in het oog houden. Die staat sterk onder druk door een tekort aan goed personeel en de tendens naar digitalisering. Daarbij komt dat de bedrijfswereld zelf vragen stelt bij het nut van die verplichtingen rond balansen, jaarrekeningen enzovoort. Dat is goed voor de overheid, maar biedt geen meerwaarde voor het management. Ikzelf beschouw dit meer als een verzekering: als die verplichte rapporteringen goed zijn afgeleverd, dan krijgt het bedrijf ook geen last achteraf. Het is een garantie voor rust. Maar die vraagstelling geeft wel aan dat er  een echte disruptie aan de gang is. Dan moeten wij als dienstverleners de sector ondersteunen. Het spreekt daarbij voor zich dat de accountants zelf hun it-systemen zullen kiezen in functie van hun eigen noden. Wij moeten dan maken dat die pakketten ook goed samenwerken,” zegt Joris Van Der Gucht.  

Ondersteuning on premise 

Penneo kondigt tegelijk aan dat het zijn toepassing ook beschikbaar heeft gemaakt voor sommige accountantskantoren die Admin-Consult gebruiken als kantoorbeheertoepassing.

“Wij zijn van nature een SaaS-oplossing die volledig gericht is op een verwerking van de digitale handtekening in de cloud. We zien echter dat sommige grote klanten nog beschikken over systemen die ze zelf beheren op servers in eigen huis. Voor hen was onze oplossing niet meteen bruikbaar. Intussen hebben we dat ook aangepakt en kunnen die klanten ook gebruik maken van onze oplossing,” zegt Werner Temmerman.