Penneo studie vertelt waarmee compliance professionals worstelen
40% van de bedrijven doet klantenonboarding nog manueel
Belangrijkste conclusies:
- 1/3de van de ondervraagden geeft aan dat geïnformeerd blijven over de steeds veranderende regelgeving de grootste uitdaging is.
- 38% van de respondenten noemt het gebrek aan interne technische competentie en de tijd die het kost om het bestaande personeel bij te scholen als de belangrijkste belemmeringen bij het reageren op verandering in regelgeving.
- Slechts 13% van de ondervraagde bedrijven hebben hun KYC/AML-nalevingsproces volledig geautomatiseerd, en bij een alarmerende 40% van hen gebeurt de onboarding van klanten nog handmatig.
Gent, 23 mei 2023 – Penneo, een toonaangevende RechTech gespecialiseerd in digitale ondertekeningsoplossingen, procesautomatisatie en KYC-software, voerde een Europees onderzoek uit bij 100 senior managers van voornamelijk auditors, accountantkantoren en financiële dienstverleners om in kaart te brengen waar hun complianceteams tegen aanlopen bij het implementeren van nieuwe ‘know-your-customer’- en klantenonboardingregelgeving. Een derde geeft aan dat het opvolgen van de snel veranderende regelgeving hun grootste uitdaging is maar er is ook grote bezorgdheid over de interne competenties en procesautomatisatie.
Wat zijn de grootste uitdagingen in?
33% heeft het moeilijk om goed geïnformeerd te blijven over de snel veranderende regelgeving. Een problematiek die wordt versterkt door een gebrek aan goed opgeleid personeel. 27% geeft aan dat het tekort aan mensen het hen moeilijk maakt om nieuwe regels te interpreteren. 38% geeft zelfs aan dat het gebrek aan talent hen verhindert om de regels correct te implementeren. 13% van de bedrijven die internationaal actief zijn worstelen met het voldoen aan de verschillende regels in de verschillende werkgebieden. Tenslotte vindt 17% het moeilijk om klanten op te voeden over de geldende compliance en KYC-regels.
Gebrek aan automatisatie
Penneo peilde tevens naar het niveau van automatisatie van onboardingprocessen en stelde vast dat bij 40% van de ondervraagde bedrijven nog alles manueel gebeurt. 20% overweegt bepaalde taken te automatiseren binnen het nog grotendeels manuele proces. Bij 47% verloopt het proces deels geautomatiseerd en deels manueel en slechts 13 geeft aan KYC volledig te hebben geautomatiseerd. Met het tekort aan beschikbaar talent in het achterhoofd is automatisatie de belangrijkste oplossing om snel stappen vooruit te zetten.
Moeilijkheden binnen het KYC-proces
Slechte kwaliteit en inconsistentie van data wordt als meest voorkomend probleem aangestipt. Dit is het gevolg van de vaak nog manuele processen.
1 van de 4 ondervraagde professionals gaf dat klanten het opdringerig en belastend vinden om een aanzienlijke hoeveelheid persoonlijke data te geven.
Klanten die werkzaam zijn in sectoren die niet onder de AML-regelgeving vallen, zijn niet op de hoogte van de onboardingregels en twijfelen aan de noodzaak van uitgebreide verzameling van gegevens en documenten.
Dit heeft tot gevolg dat het uitleggen van de redenen voor identificatie, risicobeoordeling en due diligence erg tijdrovend is. Vaak wordt er meer tijd gespendeerd aan het verzamelen van de nodige info dan aan de analyse en monitoring van klanten gegevens. 1/3 van de ondervraagden vindt dit echt een probleem.
Welke oplossingen ziet men om de klantenervaring te verbeteren?
Om deze uitdagingen aan te gaan en de klantenervaring te verbeteren, blijkt procesdigitalisering de beste oplossing voor 34% van de respondenten. Ze zien dit als de meest effectieve manier om de KYC-last bij klanten te verlichten.
Meer duidelijkheid over de processtappen en robuuste gegevensprivacypraktijken zijn volgens respectievelijk 25% en 21% van de respondenten cruciaal.
Tenslotte zijn verkorting van het proces (12%) en het zo veel mogelijk op afstand kunnen doen (8%) ook prioriteit om de klantervaring te verbeteren.
De belangrijkste investeringsgebieden
Op de vraag wat hun belangrijkste AML-investeringsgebieden zijn voor de komende twee jaar, antwoordde de meerderheid van de respondenten (42%) dat de aanwerving van bijkomende professionals de eerste prioriteit is, gevolgd door meer opleiding van het bestaande personeel.
Invoering van digitale tools voor de optimalisatie van KYC-processen en verbetering van gegevensverwerkingsystemen zijn ook van essentiële belang.
Tenslotte is 1 op de 4 respondenten van plan te investeren in het verbeteren van hun digitale wendbaarheid, bedoeld als het gemak en de snelheid waarmee een organisatie haar processen kan aanpassen en nieuwe technologieën kan integreren.
Wat verhindert digitalisering?
Hoewel 27% van de respondenten bedrijfsinnovatie tot de belangrijkste doelstellingen rekent voor de komende 12-24 worden organisaties meestal geconfronteerd met een reeks problemen bij het lanceren van technologische initiatieven.
Veel voorkomende belemmeringen bij het vooruitgaan met digitale investeringen zijn de interoperabiliteit met bestaande technologie en processen (27%) en onderinvestering of onderprioritering bij het verkrijgen van budgetten (19%).
1 op 5 bedrijven heeft geen vertrouwen in de beschikbare software of twijfelt of er voldoende return on investment is. 15% vreest ook een beperkte adoptie door collega’s.
Opmerkelijk is ook dat een vierde van de respondenten toe geeft dat ze liever afwachten hoe andere professionals en bedrijven in hun sector reageren op veranderingen en nieuwe compliancebehoeften alvorens een beslissing te nemen.
Toch zou de meerderheid van de deskundigen (42%) die aan de enquête deelnamen op zoek gaan naar een digitale oplossing die de losse eindjes aan elkaar kan knopen om te voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten.
Op de vraag naar de belangrijkste zaken waarop ze letten bij het kiezen van de beste oplossing voor hun bedrijf, zijn prijs en ROI consequent de belangrijkste factoren (31%).
1 op de 4 respondenten vindt compatibiliteit met bestaande software en integratiemogelijkheden doorslaggevend.
Aanpassingsmogelijkheden, sterke cyberbeveiliging, gegevensprivacy, en gebruiksgemak worden eveneens genoemd als cruciale elementen om een succesvolle overgang te verzekeren bij het uitbesteden van bedrijfskritische activiteiten zoals KYC en AML.
Eindbeschouwing
Nu steeds meer persoonlijke informatie online wordt gedeeld en criminelen zich snel kunnen aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen, zullen anti-witwasmaatregelen en cyberveiligheid waarschijnlijk hoog op de agenda van politici en regelgevers blijven staan de komende jaren.
Gezien de voortdurende ontwikkeling van het landschap, het tempo van de veranderingen in de wet, en de hogere klantenverwachtingen – moeten moderne bedrijven goed uitgerust zijn om te reageren op juridische nieuwigheden en te zorgen dat ze deze snel kunnen naleven.
Belangrijke aandachtspunten voor de meeste respondenten zijn de uitbreiding en bijscholing van compliancepersoneel om ervoor te zorgen dat ze adequaat kunnen reageren op regelgevingsupdates.
Meer in het algemeen zijn verbeteringen in het beheer van AML-nalevingsprocessen een belangrijk aandachtspunt.
In deze context – benadrukken de meeste deelnemende organisaties ook dat de invoering van nieuwe technologie voor het automatiseren en optimaliseren van KYC-processen belangrijk is.
Meer weten? Raadpleeg hier de volledige studie.
Over Penneo
Penneo is een Deens bedrijf dat genoteerd is aan de Nasdaq First North Growth Market Denmark en marktleider is in Denemarken, Zweden, Noorwegen en Finland. Het werd in 2014 opgericht in Kopenhagen door zes ondernemers, met als doel de rompslomp bij het ondertekenen van documenten terug te dringen. Aanvankelijk was het idee om pen en papier te vervangen door een nieuwe digitale pen, de ‘Pen-neo’. Vandaag biedt het bedrijf een ecosysteem van RegTech-oplossingen voor de automatisering van bedrijfsworkflows met betrekking tot klantonboarding (Penneo KYC) en het veilig ondertekenen en beheren van documenten (Penneo Sign). Penneo biedt bedrijven een efficiënte en goedkope tool om te voldoen aan wettelijke vereisten.
